حسابداری و حسابرسی

کنترلهای کاربردی کنترلهایی است که در هر سیستم کاربردی برقرار می شود تا از وقوع اشتباهات و سوء جریانات در اجرای سیستم وپرداش اطلاعات جلوگیری و به کشف اشتباهات وسوء جریانات حتمالی کمک کند .

کنترلهای کاربردی عبارت اند از:

1- کنترلهای حاکم بر اطلاعات ورودی

2- کنترلهای حاکم بر پردازش

3- کنترلهای حاکم بر خروجی

حال کنترلهای مرحله ورود اطلاعات در سه بخش با عناوین زیر مطرح می شود:

1- کنترلهای اماده سازی اطلاعات

2- کنترلهای ورود اطلاعات به سیستم کامپیوتری

3-ویرایش اطلاعات ورودی

مجاز بودن فعالیتها و اطلاعات ورودی به سیستم کامپوتری یا مرکز خدمات کامپوتری برای پردازش از اصول کلی و مهم است که مسایل ان تحت عنوان تصویب اطلاعات ورود ی مورد بررسی قرار می گیرد و سپس کنترلهای هر یک از مراحل پردازش توصیف می شود .

تصویب اطلاعات ورودی

ورود انواع اطلاعات به مراکز خدمات کامپوتری یا سیستمهای کاربردی برای پردازش باید قبلا بطور مستقیم و غیر مستقیم توسط مدیریت تصویب شده باشد .

منابع اشتباهات احتمالی در مرحله ورود اطلاعات

اطلاعاتی که برای پردازش توسط سیستم کاربردی به کامپیوتر وارد می شود می تواند به علل مختلفی اشتباه باشد .

منابع ایجاد اشتباه و روشهای کنترل ان در مرحله ورود اطلاعات به کامپوتر

کنترلهای ورود اطلاعات به سیستم کامپیوتری

اطلاعات در کامپیوتر به سه روش کلی دسته ای  پیوسته دسته ای و پیوسته بی درنگ پردازش می شود . در هر یک از این روشهای پردازش  اطلاعات به روشهای خاصی به کامپیوتر وارد شده و ویرایش می شود .

در پردازش دسته ای با خوانده شدن اطلاعات تبدیل و اماده شدن توسط دستگاههای ورودی اطلاعات وارد کامپیوتر می شود و قسمت عمده ویرایشها و کنترل اعتبار اطلاعات  پس از این مرحله انجام می گیرد .

در پردازش پیوسته دسته ای بر حسب طرح سیستم  ممکن است قسمتی از کنترلهای اطلاعات ورودی پس از ورود و ذخیره اطلاعات در انباره های اطلاعات کامپیوتری و در مرحله پردازش اصلی انجام گیرد .

در پردازش پیوسته بی درنگ ایجاب می کند که تمام کنترلهای اطلاعات ورودی در مرحله وارد کردن اطلاعات و پیش از پردازش اصلی انجام شود .

ویرایش اطلاعات ورودی

ویرایش که گاه کنترل اعتبار اطلاعات نیز نامیده می شود معمولا پیش از پردازش اصلی اطلاعات انجام می شود و شامل عملیاتی است که برای شناسایی اطلاعات اشتباه یا بی اعتبار اجرا می گردد .

کلمه ویرایش به مفهوم وسیع کلمه در مورد کامپیوتر عبارت از اماده سازی اطلاعات برای پردازشهای بعدی است . ضوابط کنترل اعتبار اطلاعات برای شناسایی اشتباهات  کمبودها  اضافات و عدم هماهنگی اطلاعات است . اطلاعاتی که با ضوابط منطق نباشد  پذیرفته نمی شود و پیش از انجام عملیات بعدی باید بررسی و اصلاح شود .

انواع عمده ضوابط کنترل اطلاعات به شرح زیر است:

•        ازمایشهای منطقی

•        رقم کنترل

•        بازتاب

•        مقایسه

•        جمع کنترل

•        بررسی لیست اطلاعات

·        ازمایشهای منطقی

ازمایشهای منطقی بودن اطلاعات ورودی عمدتا توسط واحد پردازشگر کامپیوتر انجام می شود .ازمایشهای مزبور می تواند در مرحله تبدیل یا وارد کردن اطلاعات (پیش از مرحله ویرایش) نیز شروع شود .

ازمایشهای منطقی بودن اطلاعات ورودی گوناگون است و در هر مورد به عوامل زیر بستگی دارد:

1- مشخصات اطلاعات ورودی .

2- اهمیت اطلاعات ورودی .

3-ابتکار برنامه نویس یا انالیست مربوط .

نمونه های زیر  گستره ازمایشهای منطقی را نشان می دهد:

ازمایش کد اطلاعات-این ازمایش به منظور حصول اطمینان از صحت کد نوع اطلاعات به عمل می اید و انواع مختلفی دارد .معمولا در طراحی فرم هر رکورد یک کد فرم برای ان در نظر گرفته می شود که جزئی از اطلاعات رکورد است و می تواند کنترل شود .

آزمایش مقادیر :مقدار عددی یا حرفی موجود در هر فیلد اطلاعاتی قابل کنترل است .نمونه های این آزمایش شامل موارد  زیر است :

1.     آزمایش تعداد ستونهای اطلاعاتی یک فیلد .

2- آزمایش مثبت یا منفی بودن اطلاعات یک فیلد .

3- آزمایش عددی یا حرفی بودن اطلاعات یک فیلد .

مقادیر غیر قابل پذیرش: - در مواردی برخی از مقادیر قابل قبول نیست . با انجام آزمایشهای منطقی در برنامه کامپیوتری می توان مقادیر غیر قابل پذیرش را تعیین کرد .

ازمایشهای ترکیبی: برخی از اطلاعات اگر چه به تنهایی قابل قبول است اما ترکیب ویژه ای باید رعایت شود تا پردازش گردد . برای مثال کارمندی که تعداد ساعات کارکرد ماهانه اش کمتر از حد معمول است نمی تواند اضافه کاری داشته باشد .

ازمایش کامل بودن اطلاعات:در بیشتر موارد وجود یک سری اطلاعات پایه ضروری است  .وجود اطلاعات لازم را با انجام ازمایش خالی یا صفر نبودن فیلدهای مورد نظر به اسانی می توان تشخیص داد .

ازمایش مرتب بودن:در پردازش ترتیبی اطلاعات مرتب بودن اطلاعات ورودی اهمیت زیادی دارد .در این نوع پردازش اطلاعات نامرتب نمی تواند برای بهنگام رسانی فایل اصلی مورد استفاده قرار گیرد . برای اطمینان از مفقود نشدن اطلاعات ورودی ممکن است از شماره سریال استفاده شود .

کنترل حدود:برخ از مقادیر نمی تواند از حد معینی کمتر یابیشتر باشدبرای مثال تاریخ روز نمی تواند از یک کوچکتر و از سی و یک بزرگتر باشد . حدود مزبور نیز می تواند توسط برنامه های کامپیوتری کنترل شود .

رقم کنترل:

رقم کنترل عددی است که طبق فرمول خاصی برای شماره ها  محاسبه و معمولا به اول یا اخر شماره مزبور اضافه می شود  . هر بار که شماره مزبور مورد استفاده قرار گیرد با محاسبه مجدد رقم کنترل و تطبیق ان با عدد مزبور می توان تا حدود زیادی از صحت شماره اطمینان یافت .

افزودن رقم کنترل به شماره موجب بزرگتر شدن ان و در نتیجه افزایش میزان اشتباهات می شود اما وسیله ای است که می تواند جابجا نوشتن ارقام شماره را کشف کند  . شماره هایی که همراه با رقم کنترل باشد شماره یا ارقام خود ازما نامیده می شود .

بازتاب:

بازتاب اطلاعات ورودی با شرح بیشتر برای وارد کننده اطلاعات می تواند کنترل مناسبی برای اطمینان از صحت اطلاعات ورود باشد .

مقایسه:

در مواردی که شماره شناسایی فاقد رقم کنترل است و بازتاب اطلاعات تکمیلی نیز به سهولت میسر نیست با مقایسه اطلاع دیگری علاوه بر شماره شناسایی  با اطلاعات موجود در فایل اصلی از صحت شماره شناسایی اطمینان نسبی حاصل می شود  .

جمع کنترل :

برای اطمینان از پردازش صحیح استفاده از جمع کنترل بسیار معمول است  . از این روش به ویژه در پردازش دسته ای اطلاعات استفاده می شود  . جمع ستونهای اطلاعات مهم د ر فرمها ی ورودی  مانند شماره های ثبت شده در فرمها قبل از ارسال به مرکز خدمات کامپیوتری محاسبه و در برگهای کنترل دسته های فرمها نوشته می شود  .در اولین مرحله وروداطلاعات به کامپیوتر یعنی مرحله ویرایش  کامپیوتر برای هر دسته جمعهای جدیدی محاسبه می کند . تطبیق جمعهای اولیه با جمعهای کامپیوتر می تواند توسط کامپیوتر یا بطور دستی انجام شود .

بررسی لیست اطلاعات:

با بررسی گزارشهای خروجی کامپوتری نیز می توان از صحت اطلاعات ورودی اطمینان یافت . گزارشهای خروجی مورد بررسی لزوما گزارشهای نهایی سیستم کاربردی نیست . پیش از مرحله پردازش نهایی (معمولا در مرحله ویرایش ) لیستهای اولیه از اطلاعات ورودی تهیه می شود و برای کنترل جمع دسته های اطلاعات و رفع اشتباهات توسط کارکنان دایره کنترل اطلاعات مورد استفاده قرار می گیرد  . متصدیان دایره کنترل اطلاعات باید گزارشهای نهایی سیستم را پیش از توزیع کنترل کنند  . روش کنترل باید علاوه بر مطالعه اجمالی گزارش باید شامل بررسی پیامهای اشتباهات کامپیوتری در حین اجرا و تطبیق جمعهای کنترل باشد .

منابع اشتباهات احتمالی در مرحله پردازش

کنترلهای مرحله پردازش اطلاعات به منظور حصول اطمینان از پردازش اطلاعات صحیح و کامل و بدون اشتباه بودن پردازش طراحی و اجرا می شود .اگرچه پردازش اصلی اطلاعات بعد از ویرایش و تصحیح اشتباهات احتمالی اطلاعات ورودی انجام می گیرد اما برنامه های مرحله پردازش نباید با فرض صحت کامل اطلاعات  طراحی ونوشته شود زیرا امکان دارد که : اولا برخی از اطلاعات بدون گذر از مسیر عادی و ویرایش به برنامه های پردازش وارد شود و ثانیا با وجود اجرای کنترلهای ویرایشی کامل بر روی هر یک از رکورد های اطلاعات ورودی ترکیب ان اشتباه باشد .

علتهایی که موجب کامل نبودن یا پردازش اشتباه اطلاعات می گردد:

1-                منطق برنامه کامپیوتری

2-                روش انجام محاسبات

3-                موارد پیش فرض برنامه

4-                متغیرهای برنامه

5-                جداول مورد استفاده برنامه

6-                نسخه مورد استفاده از بزنامه ها

7-                فایلها و رکورد های مورد استفاده

منطق برنامه کامپیوتری:

طبق اصول ایجاد و توسعه سیستمهای کاربردی هر برنامه سیستم پیش از رسیدن به مرحله اجرای واقعی و پس از انجام هر گونه تغییرات باید به طور کامل ازمایش شود تا ان حدی که بدون اشتباه بودن منطق برنامه اثبات گردد .برخی از برنامه ها دارای مسیر های متعددی برای پردازش هر یک حالات و امکانات مختلف می باشدو به علت ندرت وقوع حالت یا حالات مزبور ممکن است یک یا چند حالت یا مسیر پردازش ان ازمایش نشود واشتباه موجود در ان برای مدتها پنهان بماند .

برنامه های کامپیوتری تا سر حد امکان باید مستقل از شرایط خارجی باشد و ازمایش برنامه ها با اطلاعات ازمایشی کاملی انجام شود که تمام قسمتهای برنامه را در بر گیرد .

روش انجام محاسبات:

مدارهای محاسبات ومنطق پردازشگر کامپیوترها می تواند محاسبات را با دقتهای زیادی انجام دهد  . هدف در این جا اموزش روش صحیح معرفی نوع  طول و سایر مشخصات اعداد مورد پردازش نیست . روش درست برای هر مورد در قواعد زبان ومورد استفاده برای برنامه نویسی موجود است و برنامه نویس باید با شناخت صحیح محاسبات مورد نظر و زبان برنامه نویسی مورد استفاده ترتیبی اتخاذ نماید که محاسبات انجام شده از دقت کافی برخوردار باشد .